南京惠济慈善基金会会计档案管理办法
南京惠济慈善基金会
会计档案管理办法
为了加强南京惠济慈善基金会（以下简称“基金会”）会计档案管理，有效保护和利用会计档案。根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，结合本基金会的实际及内部管理需要，制定本规定。
第一条 本规定所称会计档案是指本基金会在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映基金会各业务事项，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第二条 本基金会应加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第三条 会计档案应由财务部安排专人负责整理、立卷或装订成册。按照国家档案管理的有关规定，出纳人员不得兼管会计档案。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计保管，待审计后立卷规档。
第四条 下列会计资料应当进行归档：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第五条 按照需求本基金会在保存档案管理时可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第六条 满足下列条件的会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第七条 会计档案要严格保密、妥善保管。对于计算机存储介质，应特别注意防火、防潮、防磁，同一财务数据要由磁盘和光盘同时备份。
第八条 会计档案的存放应设置专门存放地点，并注意防火、防潮、防盗。会计档案保管责任人员必须保证所保管档案的安全、完好，不得擅自修改、毁损和提供他人查阅，如有违反将予以处罚。
第九条 财务部工作人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借阅手续。
第十条 本基金会其他人员因公需要查阅会计档案，必须经本基金会领导批准，方能由档案管理人员接待查阅。在进行会计档案查阅、复制、借出时档案管理员要严格按照规定履行登记手续，严禁篡改和损坏会计档案。
第十一条 本基金会以外人员因公需要查阅会计档案时，应持有关单位介绍信，经本基金会领导同意后，方能由档案管理人员接待查阅，档案管理人员要详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由，并由档案管理人员陪同一同查阅。
第十二条 会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体保管年限详见附表。
第十三条 会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经财务相关人审查，会领导批准。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。销毁时应由财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。
第十四条 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由本基金会档案管理人员编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。销毁时应由财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十五条 由于会计人员的变动，会计档案需要移交，并办理交接手续。
（一）在办理移交手续前，移交人员必须将己经受理业务的会计凭证填制完毕，将尚未登记的账目登记完毕，并在最后一笔余额加盖印章，整理好应该移交的各项资料，如会计档案（包括电子档案）、有关文件及物品等。并填好移交清册一式三份，交接双方各一份，存档一份。
（二）接交人员要按照移交清册逐项核对点，接交人员应继续使用移交的账簿，不得另立新账，以保证会计记录的连续性。
（三）本基金会的会计交接必须由会计主管监交，交接双方和监交人员在移交清册上签名并盖章。移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务、姓名、移交清册的页数。注明需要说明的问题和意见。
第十六条 本办法由南京惠济慈善基金会负责解释。
第十七条 本办法自发布之日起执行。
